Blog

Slack, Trello, Google Drive, Zoom, Canva, Google-Kalender – unter den rund 50 Tools aus unserem PR-Stack, die Jan neulich aufgelistet hat, finden sich auch etliche kollaborative Werkzeuge. In Zusammenarbeit mit unseren Kunden kommen dann noch schnell weitere Nischen-Tools oder Dickschiffe wie Asana, Notion, Microsoft Teams oder Confluence dazu. Die Liste ist lang. Und oft auch doppelt belegt. 

Denn obwohl diese Plattformen genau dafür gebaut sind, Zusammenarbeit effizienter zu machen, hapert ihre Wirkung meist nicht an der Technik – sondern an der Nutzung.

Bei Slack zum Beispiel sind es häufig schon Kleinigkeiten, die schnell zur Spaßbremse werden:

Viele Nutzer*innen senden mehrere kurze Nachrichten – „Guten Morgen!“,  „Ich habe da mal eine Frage zum Meeting morgen …“, „Wer besorgt denn die Snacks?“ –, statt eine zusammenhängende Nachricht zu verfassen. Wenn es dann hart auf hart kommt, antworten gleich zwei aus dem Team nicht im Thread auf die Kernfrage – „Wer besorgt denn die  Snacks?” –, sondern ebenfalls mit einer eigenen Nachricht. Das Resultat: Erstens ein komplett vollgekrümelter Channel. Zweitens ein Meeting mit sehr vielen Snacks oder sehr hungrigen Teammitgliedern.

Besonders ineffizient wird es dort, wo ein wirklich wichtiger Thread selbst bei „korrekter” Anwendung extrem ausufert und ein schneller, kurzer Huddle zur Abstimmung wesentlich wirkungsvoller gewesen wäre.

Hier ein paar goldene Regeln: 

Regel 1: Struktur schlägt Funktion

Ein Tool kann noch so viele Features bieten, wenn es chaotisch benutzt wird, geht Effizienz verloren. Das beginnt bei scheinbar einfachen Dingen:

• Die „Mogelpackung” – ein Slack-Channel ohne klare Benennung oder Zweck.
• Ein Drive-Ordner mit zehn Unterordnern – aber niemand weiß, wo was liegt.
• Trello-Boards ohne standardisierte Spalten oder Priorisierung.

Solche Probleme sind kein Versagen des Tools. Sie sind das Resultat fehlender Strukturen. Wer ein Kollaborationstool einführt, muss auch definieren, wie es genutzt wird – und das nicht als Vorschlag, sondern als verbindliche Praxis.

Regel 2: Struktur ohne Handlungsanweisungen ist auch nur Chaos

Jedes Teammitglied sollte wissen:

• Wo werden Aufgaben angelegt?
• Wie wird Feedback kommentiert – direkt an der Aufgabe oder in einem separatem Chat?
• Wann ist ein Task „done“? Und wer darf das entscheiden?

Diese Klarheit spart nicht nur Rückfragen, sondern schafft Transparenz. Denn ohne Transparenz bleibt immer diese letzte Unsicherheit: Ist das jetzt wirklich erledigt/freigegeben/delegiert?

Regel 3: Disziplin über Gewohnheit

Auch das beste Set-up hilft nichts, wenn Gewohnheiten überhandnehmen:

• Das Feedback zu einer Trello-Karte oder einem Google Doc wird lieber „kurz“ in Slack geschickt (Asche auf mein eigenes Haupt).
• Aufgaben werden doppelt gepflegt –: einmal im Tool und zusätzlich „zur Sicherheit“ im Notizbuch oder einem anderen Tool.
• Drive-Dokumente werden diskutiert – aber nicht direkt im Kommentarmodus, sondern über drei parallele Chatverläufe.
• Essenzielle Nachrichten oder Links in Slack gehen verloren, weil sie nicht gepinnt oder in den Lesezeichen gespeichert werden.
• Dinge, die eigentlich mehrere Personen betreffen, werden in Direktnachrichten diskutiert und dann im besten Fall irgendwann kopiert oder weitergeleitet. Nicht selten ins Nirgendwo.

Konsequente Toolnutzung ist eine Frage der Disziplin:

• Kommentiert wird bitte genau dort, wo der Kontext sichtbar ist.
• Das Feedback erfolgt direkt im Dokument.

Regel 4: Klare Zuständigkeiten

Ordnung entsteht dabei nicht von selbst. Gerade bei der Pflege von Slack-Channels, Trello-Boards oder Drive-Ordnern braucht es klare Zuständigkeiten: Wer benennt neue Channels? Wer archiviert veraltete Aufgabenlisten? Wer hält Dokumente aktuell? Ohne definierte Rollen werden selbst die besten Systeme zum kollaborativen Schnürsenkelchaos.

Regel 5: Entdecke die Möglichkeiten – und nutze sie sinnvoll

Viele Tools können heute mehr, als man denkt. Trello kann Aufgaben verwalten – aber Slack auch. Notion kann Doku – aber auch Projektmanagement. Wer zwei Tools parallel nutzt, obwohl eines reichen würde, verdoppelt nicht nur den Aufwand, sondern riskiert Inkonsistenzen. Deshalb immer prüfen, welche Tools für alle gut zu handhaben und für die Aufgabenstellungen oder das Projekt am besten geeignet sind und sich möglichst nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse integrieren lassen.

Regel 6: Onboarding, Onboarding, Onboarding

Neue Kolleginnen und Kollegen können Tools und Prozesse natürlich auch erst beim „Doing” lernen. Dauert dann nur etwas länger … Je größer das Team, desto wichtiger wird ein strukturiertes Onboarding, das nicht nur erklärt, welche Tools genutzt werden, sondern auch wie, und so von Anfang an bessere Arbeitsgewohnheiten schafft. Howtos oder eine kleine „Tool- und Kollaborationsbibel“ sparen langfristig unzählige Rückfragen und verhindern, dass sich alte Fehler wiederholen.

Fazit: Tools sind nur so gut wie ihre Nutzung

Kollaborations-Tools können enorme Effizienzgewinne bringen – oder im schlimmsten Fall neue Komplexität schaffen. Entscheidend ist nicht, welches Tool genutzt wird, sondern wie. Klare Strukturen, verbindliche Regeln, definierte Zuständigkeiten und disziplinierte Anwendung sind dabei keine lästige Pflicht, sondern die Grundlage für echte Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
Wer seine Tools bewusst einsetzt, spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern schafft auch ein Arbeitsumfeld, in dem sich alle besser zurechtfinden und produktiver arbeiten können.