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PR-Verteiler-as-a-Service – Neue Datenbanklösung bei den frischen Fischen


Was ist die wichtigste Voraussetzung für erfolgreiche PR-Arbeit? Ganz klar: Es sind gute und zahlreiche Kontakte zu Redakteuren und Bloggern. Aber was tun, wenn es sich dabei um mehr als Zehntausend Kontakte handelt?

Um nicht den Überblick zu verlieren und keine Zeit mit Excel-Listen zu vergeuden, haben wir bis vor kurzem eine FileMaker-Datenbank genutzt, die in den Agenturräumen auf einem Mac Mini gehostet wurde.

Im Zuge der Weiterentwicklung der Agentur in den vergangenen Jahren war dieser Ansatz aber zu behäbig geworden. Datensicherung, Patches und Systempflege haben wöchentlich Zeit beansprucht und die VPN-Anbindung an die Büros in Berlin, Nürnberg, Montreal und die freien Mitarbeiter war regelmäßig instabil, manchmal auch zu langsam für eine flüssige Recherche.

Neue Lösung „as a Service“ aus dem Rechenzentrum

Da wir nicht nur häufig über die Segnungen gehosteter Business-Software schreiben sondern auch absolut von diesen überzeugt sind, kam ein Boxprodukt nicht in Frage. Also entwarfen wir eine Architektur und beauftragten einen Programmier-Dienstleister, der Datenbank- und zudem noch Mac-Kenntnisse hat. Dass die Basis aus PHP mit MySQL bestehen würde, war sehr schnell klar.

Die wichtigsten Anforderungen an die neue Datenbank waren:

– schneller Zugriff via Browser von jedem beliebigen Standort aus
– Leicht skalierbar für künftiges Agenturwachstum
– komplett intuitiv bedienbar und übersichtlich ohne zu scrollen
– Kategorisierung von rund 15.000 Kontakten nach mehreren Dutzend Parametern
– schnelles Erstellen und Pflegen von Verteilern
– Simples Inaktivieren und Archivieren von temporären Verteilern
– Export und Import von Auswahlen mit vordefinierten Templates
– Verknüpfung mit Protokollfunktion
– Daten gesichert über 256Bit SSL
– und hübsch sollte die GUI auch noch sein!

Wie alle IT-Projekte hat auch dieses länger gedauert als geplant. Insgesamt vier Monate. Hauptsächlich weil wir immer mehr Detailwünsche umgesetzt haben wollten, die unser Leben noch einen Tick einfacher machen.

Und so sieht sie aus:

Suchfunktionen und Kundenverteiler.

Neue Datenbank: Such-Kategorien und Kundenverteiler.

Oben die Kontaktdaten und unten die Zuordnung zu den Verteilern.

Details zu einem Redakteur: Oben die Kontaktdaten und unten die Zuordnung zu den Verteilern.

Und falls in den nächsten Jahren einmal Anpassungen notwendig sein sollten, kein Problem: Die Datenbank kann mit etwas PHP-Kenntnissen jederzeit erweitert, umgebaut oder verbessert werden. Womöglich können wir auf das Verteilerfeld „Fax“ demnächst verzichten und die Twitter-Nicknames rücken nach oben an die Stelle der Telefondurchwahl.

Fragen von Unternehmen oder anderen Agenturen dazu beantworten wir gern, Kontakt zum Entwicklerteam geben wir weiter. Nur unsere Daten rücken wir nicht heraus :)



Über den Autor

Artikel unserer ehemaligen Kolleginnen und Kollegen. Danke für die tolle Zeit mit Euch!


4 Kommentare


  • Die Verknüpfung mit dem Pressespiegel hört sich sehr interessant an.
    Die Datenbanklösung von altares (ich vermute, auf die spielen Sie an) ist jedoch preislich nicht vergleichbar:

    800 Euro Setup
    800 Euro CI
    mind. 180 Euro Lizenz/Monat
    mind. 70 Euro Betrieb/Monat (= Hosting?)
    450 Euro/Monat für Support (10h Reaktionszeit sollte es mindestens sein)
    Datenimport?

    Da lägen wir bei 10.000 Euro für’s erste Jahr und auch in den Folgejahren würde es kaum günstiger. Genau deshalb haben wir lieber eine absolut maßgeschneiderte Lösung für einen Bruchteil des Geldes und können’s jederzeit nach Gusto anpassen.

  • Man muss sich gar nicht den Aufwand einer Programmierung machen, denn so etwas gibt es “von der Stange”. Die Datenbank ist nach oben skalierbar und fasst fast beliebig viele Daten. Darüber hinaus kann sie mit anderen Daten verknüpft werden.

    Beispiel: Mit der Lieferung eines elektronischen Pressespiegels erhalten Sie automatisch die Informationen über den Autor des Artikels. Wenn dieser Journalist noch nicht in Ihrer Pressedatenbank vorhanden ist, wird er aufgenommen. Aktueller kann Ihre Journalistendatenbank nicht sein.

    Und Sie verfügen über einen weiteren und nicht minder gewichtigen Vorteil: Denn Sie erhalten auf Knopfdruck die Information, wer über die für sie relevanten Themen schreibt.

    Eine intelligente Verknüpfung von Pressespiegel mit einer intelligenten PR-Software kann viele Fragen beantworten, ohne dass sie erst eine Analyse beauftragen müssen: Welcher Journalist schreibt über Ihre Themen? Wie oft hat dieser Journalist darüber geschrieben? Für welche Medien schreibt der Autor noch? Bei welchen Medien war der Autor vorher beschäftigt? Wer schreibt besonders viel über das Thema? Wer hat nur einmal über ein Thema geschrieben?

    Und das Beste: auch die langfristige Speicherung dieser Information ist lizenzfrei, denn bestimmte Daten wie Überschrift, Medium, Autor, Co-Autoren, Datum, Rubrik usw. müssen nicht lizensiert werden.

  • Das ist ja gerade das Gute: Die lokalen Leute lassen die DB einfach den ganzen Tag offen und die Externen auch. Letzteres lief bei Client/Server via VPN eben nicht oder höchstens sehr instabil – Mac ging meist, Win mit vielen Klimmzügen, Lin trotz Riesensupport gar nicht.

    Jetzt wie ein Browserfenster halt. Performance-Einbußen für andere Nutzungen sind zumindest nicht merklich.

  • So weit so gut. Wirklich interessant ist natürlich wie sich der Workflow realisiert.